Planera en lyckad konferens

En bra och effektiv konferens kräver ett hårt arbete och tar mycket tid i anspråk. Men om man har gjort sin hemläxa och lyckas med all planering kan den göra underverk. Det kan bli ett avstamp till utveckling av företaget och få personalen inspirerad och motiverad lång tid framöver. Många som inte har tid eller kunskapen tar hjälp av något företag som specialiserat sig på att att skräddarsy företagskonferenser och kickoffer åt företag. 

Men om du tänker dig sköta allt på företaget så vi här några bra tips och råd som kan vara bra att känna till innan konferensen ska planeras.

Börja planera i god tid - Det är a och o att ha god tid på sig när man ska planera. Dels för att kunna få så många som möjligt att deltaga, men även för att hinna lösa all logistik, framför allt om det är en stor konferens med många deltagare. Men även för att kunna ändra i planeringen om något oförutsätt händer under vägen och slipper onödig stress. 

Undersök olika anläggningar - Platsen för konferensen är mycket viktig. Den måste vara i linje med vad du har tänkt åstadkomma med konferensen. Kontakta olika alternativ och jämför möjligheter och kostnader. Skriv upp alla frågor och behov som du har. Fråga runt bland kollegor och vänner vad dessa har för erfarenheter av olika anläggningar.

Tydlighet - Var tydligt med vad du vill åstadkomma med konferensen och sätt agendan därefter. Det gäller också kommunikationen med personalen. Alla deltagare kan vara på det klara med varför konferensen hålls och varför. Ett tips är att göra en checklista med allt som ska genomföras så inget missas.

Vilka behov finns utöver konferensen - Det är viktigt att det inte blir för allvarligt och ett allför mastigt schema. Det är mycket effektivt att varva med aktiviteter, underhållning, goda middagar och tid för reflektion. Detta för att inte trötta ut och fokusera deltagarna efter tunga informationspass.

Det kan också röra sig om allergier, handikappanpassning och liknande. Man måste planera in fikapauser, bensträckare och måltider. Krävs hotellövernattning måste detta planeras i god tid. Det är ofta effektivt att ha konferensen på annan ort för att få mer sammanhållning, men det kan också vara svårare att få alla kunna deltaga.

Behövs det boka någon form av underhållning bör det bokas i god tid. Samt ordnas med transporter av personal och eventuella artister elelr gästföreläsare. 

Teknik - Undersök att allt finns på plats, såsom konferensmaterial, mikrofoner, projektorer, ljud och ljus. Annars måste det ordnas separat. Dubbelkolla allt för säkerhets skull. 

Förbered själv mötesdelen noga - Vad ska kommuniseras? Gör en förståelig agenda som är i linje med målen för konferensen och som går att följa utan förseningar. Var noga med planera in pauser och bensträckare. Ge deltagarna en chans att förbereda sig inför konferensen genom att presentera agendan i god tid före via mail. Det är också smart att låta artister och gästföreläsare ta del av agendan för att kunna anpassa sina framträdanden efter den.

Om något händer - Gör en kontaktlista till viktiga personer som till exempel: receptionen, vaktmästaren och sjukvårdspersonal.  

På plats på konferensen - Underskatta inte det första intrycket. Se till att registrering och incheckning sker smidigt. Låt anläggningen starta med att presentera sig och anläggningen. Det ger ett proffsigt intryck. 

18 mar 2019